طلبات الشراء

أهمية طلبات الشراء

تُعد إدارة طلبات الشراء من المورّدين عنصرًا أساسيًا في تشغيل أي متجر إلكتروني بكفاءة، فهي تضمن توفير الكميات المطلوبة من المنتجات في الوقت المناسب، وتساعد على الحفاظ على مخزون مستقر يلبي طلبات العملاء دون انقطاع. وفي ظل المنافسة المتزايدة في عالم التجارة الإلكترونية، أصبحت القدرة على تنظيم طلبات التزويد ومتابعتها بدقة عاملاً مهمًا في تحسين الأداء وضمان استمرارية التوريد.

مراحل إنشاء طلب الشراء

1. تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم الرئيسية التي تحتوي على جميع أدوات إدارة المتجر.

2. على الجانب الأيمن من الشاشة، ستجد قائمة جانبية تحتوي على خيارات متعددة. ابحث عن خيار "المخزون" وانقر عليه.

3. ستظهر قائمة منسدلة قم بإختيار طلبات الشراء منها لتظهر لك صفحة تحتوي على :

· زر الإضافة: عند النقر عليه، ستظهر نافذة تحتوي على أهم البيانات التي يجب إدخالها لإتمام طلب الشراء، و تشمل :

§ تفاصيل الطلب الأساسية

· اختيار المورد: تحديد المصدر الذي سيتم الشراء منه، سواء كان مورداً محلياً أو دولياً

· اختيار الفرع: تحديد الفرع المستهدف لاستلام البضائع، وهو أمر بالغ الأهمية للمتاجر ذات الفروع المتعددة

· شروط الدفع: توضيح الآلية المتفق عليها للسداد، مثل الدفع الفوري أو الآجل

· التعليقات الإضافية: حقل مخصص لأي ملاحظات خاصة بالطلب

§ تحديد تفاصيل الشحنة

· وقت الوصول المتوقع: تحديد التاريخ المتوقع لاستلام البضائع

· شركة الشحن: اختيار شركة النقل المسؤولة عن توصيل الطلب

· رقم تتبع الشحنة: رمز تعريفي يتيح متابعة الشحنة في كل مرحلة من رحلتها

· رابط تتبع الشحنة: رابط مباشر لموقع شركة الشحن لمتابعة الطلب لحظياً

§ إضافة المنتجات: يتم ذلك عبر إدخال أسماء المنتجات في حقل البحث للوصول إليها بسرعة ضمن قاعدة البيانات، مع إمكانية إضافة عدة منتجات لبناء طلب شراء متكامل. بعد ذلك، يظهر جدول منظّم يضم اسم المنتج، وحقلًا لتحديد الكمية المطلوبة، بالإضافة إلى سعر كل منتج.

§ تحديد الصفات التعريفية: يُمكن من خلالها تحديد الكميات المطلوبة للصفات التفصيلية لكل منتج، مثل الأحجام والألوان وغيرها.

§ من ثم الحفظ لتظهر تفاصيل طلب الشراء كجدول منظم يشمل:

· رقم الطلب: معرّف فريد لكل طلب

· المورد: اسم الشركة أو المورد

· الفرع: موقع الاستلام

· الحالة: حالة الطلب الحالية (تم اللقي، مسودة، تم الطلب)

· المجموع: القيمة المالية الإجمالية للطلب

· وقت الوصول المتوقع: التاريخ المحدد لاستلام الشحنة

· الإجراءات المتاحة: أزرار للمشاهدة، التعديل، أو الحذف

الفرق بين حالات طلب الشراء

· مسودة : هي الحالة الأولية التي يُنشأ عليها طلب الشراء عند إضافته لأول مرة في النظام

· تم الطلب: وتظهر هذه الخطوة عند استعراض المسودة والتحقّق من بياناتها، حيث يظهر خيار في أعلى الشاشة لتأكيد الطلب. وبمجرد وضع علامة علو انه امر، يتم تحويل حالة الطلب إلى "تم الطلب".

· تم التلقي: و المقصود بها انه تم استلام الطلب من المورد و متوفر بالمخزون